Sổ sách rõ ràng. Dấu vết nguyên vẹn.

Chứng từ vào

Phần mềm làm gì

Nhận chứng từ qua tải lên hoặc từ hộp thư đã nối, xếp vào đúng khách hàng, và cho phép yêu cầu khách bổ sung thứ còn thiếu.

Chỗ bị chặn

Tài liệu bị hỏng hoặc không thể đọc sẽ được chuyển vào hàng chờ xử lý thủ công thay vì bị bỏ qua mà không có cảnh báo.

Để lại gì

Bản gốc giữ nguyên, kèm nguồn và thời điểm nhận.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Thuộc khách nào↳ Nơi gửi hoặc thư mục đã gán
• Loại chứng từ↳ Phân loại từ nội dung tài liệu
• Trạng thái↳ Mới, đang xử lý, hoặc đã xong

Bảng tra, không phải nút bấm.

Đọc và phân loại

Phần mềm làm gì

Đọc nội dung trên bản scan, trích xuất từng trường và tự động phân loại tài liệu. Những trường có độ tin cậy thấp được đánh dấu để người phụ trách kiểm tra.

Chỗ bị chặn

Việc đọc tài liệu tuân theo hạn mức chi phí của workspace. Khi đạt hạn mức, hệ thống hiển thị rõ trạng thái hạ cấp hoặc bị chặn thay vì âm thầm trả về kết quả có chất lượng thấp hơn.

Để lại gì

Mỗi trường giữ liên kết về tài liệu đã đọc ra nó.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Nhà cung cấp, số, ngày↳ Nội dung đọc được từ tài liệu
• Số tiền và thuế↳ Vùng bảng và tổng cộng
• Mức độ chắc chắn↳ Điểm của mô hình theo từng trường

Bảng tra, không phải nút bấm.

Người soát Cần người soát

Phần mềm làm gì

Ưu tiên các trường có độ tin cậy thấp trong hàng chờ để người soát tập trung vào phần thực sự cần kiểm tra, thay vì phải đọc lại toàn bộ tài liệu.

Chỗ bị chặn

Các trường có độ tin cậy dưới ngưỡng không được tự động vào sổ mà phải chờ người có trách nhiệm xác nhận.

Để lại gì

Ai sửa trường nào, từ giá trị nào sang giá trị nào, lúc nào.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Việc cần soát↳ Ngưỡng chắc chắn bạn đặt
• Người soát↳ Phân công theo khách hàng
• Ghi chú soát↳ Do người soát viết

Bảng tra, không phải nút bấm.

Đối chiếu

Phần mềm làm gì

Ghép giao dịch ngân hàng với chứng từ, gom các khoản khớp chắc để duyệt theo lô, và tách riêng phần cần quyết định.

Chỗ bị chặn

Các khoản chưa khớp được giữ trong danh sách chờ để xử lý, không tự động chuyển vào tài khoản tạm chỉ để làm gọn giao diện.

Để lại gì

Mỗi lần ghép dẫn ngược về chứng từ và dòng sao kê đã tạo ra nó.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Giao dịch↳ Sao kê ngân hàng đã nhập
• Chứng từ tương ứng↳ Chứng từ đã soát
• Quy tắc ghép↳ Quy tắc bạn đặt cho từng khách

Bảng tra, không phải nút bấm.

Khoá sổ Cần người soát

Phần mềm làm gì

Chạy kiểm trước khi khoá, liệt kê việc còn treo, rồi khoá kỳ khi danh sách đã sạch.

Chỗ bị chặn

Đây là điểm kiểm soát bắt buộc: kỳ kế toán chỉ được khoá khi mọi công việc tồn đọng đã được xử lý.

Để lại gì

Bản khoá kỳ đóng băng kèm người khoá và thời điểm.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Việc còn treo↳ Hàng chờ soát và đối chiếu
• Kết quả kiểm↳ Chạy trên dữ liệu của kỳ
• Người khoá↳ Vai trò trong workspace

Bảng tra, không phải nút bấm.

Gói hồ sơ kỳ

Phần mềm làm gì

Dựng gói hồ sơ của kỳ đã khoá, gồm báo cáo và đường dẫn ngược về chứng từ, để gửi khách hoặc giao cho kiểm toán.

Chỗ bị chặn

Gói hồ sơ chỉ dựng được từ kỳ đã khoá.

Để lại gì

Từ một dòng trên báo cáo đi ngược về đúng tờ chứng từ.

Dữ liệu lấy từ đâu

• Báo cáo kỳ↳ Sổ sau khi đã soát
• Đường dẫn bằng chứng↳ Toàn bộ các bước phía trên

Bảng tra, không phải nút bấm.