Từ tin nhắn đến đơn hàng tin cậy.
Nhiều chuỗi F&B và nhượng quyền tại Việt Nam vẫn tiếp nhận đơn qua Zalo rồi quản lý bằng bảng tính. AI Global Hub chuyển nội dung tin nhắn thành đơn có cấu trúc, đưa qua bước kiểm tra của đội ngũ và chỉ tạo đơn cung ứng sau khi được chấp nhận.
- Đơn đến1
- AI đọc thành đơn2
- Người duyệt3
- Đơn cung ứng4
- Lô và hạn dùngchưa dựng
- Công nợchưa dựng
Thanh bước, như trong sản phẩm
Bốn vấn đề các chủ chuỗi gặp thường xuyên nhất
Các vấn đề dưới đây được ưu tiên theo tần suất xảy ra và mức độ thiệt hại, đồng thời là cơ sở để chúng tôi thiết kế sản phẩm cho ngành F&B.
Đơn nguyên liệu nằm rải rác trong tin nhắn
Mỗi điểm bán gửi yêu cầu theo một cách khác nhau, đôi khi chỉ bằng hình ảnh. Đội cung ứng phải nhập lại thủ công nên dễ bỏ sót dòng hàng hoặc sai giá, và một lần giao thiếu có thể ảnh hưởng doanh thu của cả ca bán hàng.
Công nợ theo pháp nhân thay vì theo điểm bán
Một chủ sở hữu có thể quản lý nhiều điểm bán, nhưng công nợ cần được theo dõi ở cấp pháp nhân. Khi doanh thu nằm ở việc cung ứng nguyên liệu thì khoản phải thu chính là doanh thu, và hiện nó đang nằm trong một file bảng tính.
Quản lý lô và hạn sử dụng
Nguyên liệu pha chế thường có hạn sử dụng ngắn. Việc xuất sai lô có thể gây hủy hàng, còn khi xảy ra sự cố chất lượng, doanh nghiệp phải truy được mọi điểm bán đã nhận lô đó.
Giá đầu vào thay đổi nhưng giá bán chưa được cập nhật
Giá đầu vào tăng vài lần mỗi năm mà bảng giá cho đối tác chưa kịp điều chỉnh, và thường phải đến lúc chốt kỳ mới thấy biên cung ứng của cả một quý đã âm.
Đường đi của một đơn nguyên liệu
Bốn bước đầu đã chạy được hôm nay. Hai bước sau đã có thiết kế nhưng chưa dựng, và chúng tôi đánh dấu rõ để bạn không phải đoán.
0106Chặng 1 trên 6
Đơn đến Đang chạy
- Phần mềm làm gì
- Nhận nội dung đơn dưới dạng văn bản, gõ tay hoặc dán thẳng tin nhắn vào. Bạn bắt đầu được ngay mà không phải chờ nối hệ thống nào.
- Chỗ bị chặn
- Nội dung được giữ nguyên văn. Hệ thống không sửa lời khách.
- Để lại gì
- Bản gốc lưu lại để đối chiếu với bản AI đọc ra.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nội dung gốc Do đội cung ứng nhập vào
- Thời điểm nhận Ghi tự động
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyAI đọc thành đơn Đang chạy
- Phần mềm làm gì
- AI đọc nội dung và chuyển thành đơn hàng có cấu trúc, bao gồm điểm bán, mặt hàng, số lượng và đơn vị tính. Những trường có độ tin cậy thấp được tự động đánh dấu để người phụ trách kiểm tra.
- Chỗ bị chặn
- Bản nháp do AI chuẩn bị được lưu riêng và chưa thay đổi dữ liệu vận hành. Đây là chế độ chạy nền có kiểm soát, không phải cơ chế tự động chốt đơn.
- Để lại gì
- Nội dung gốc và bản nháp do AI chuẩn bị được giữ cạnh nhau để người duyệt dễ đối chiếu.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Các dòng hàng AI bóc từ nội dung gốc
- Phần không chắc AI tự đánh dấu để người xem
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyNgười duyệt Cần người duyệt Đang chạy
- Phần mềm làm gì
- Đội cung ứng mở bản nháp, chỉnh sửa những dòng cần thiết rồi quyết định chấp nhận hoặc loại bỏ.
- Chỗ bị chặn
- Bản nháp chỉ trở thành đơn cung ứng sau khi được người có trách nhiệm chấp nhận.
- Để lại gì
- Ai xem, sửa gì, chấp nhận hay bỏ.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Bản AI dựng Từ bước trước
- Chỉnh sửa Do người duyệt thực hiện
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyĐơn cung ứng Đang chạy
- Phần mềm làm gì
- Bản đã chấp nhận thành đơn cung ứng. Từ đó mọi thay đổi về nguyên liệu trên đơn được ghi thành một bản sửa đổi riêng, không ghi đè bản cũ.
- Chỗ bị chặn
- Chỉ bản đã qua người duyệt mới lên đơn được.
- Để lại gì
- Đơn giữ nguyên chuỗi sửa đổi, để ba tuần sau còn trả lời được vì sao đổi.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nội dung đơn Bản dựng đã được chấp nhận
- Sửa đổi nguyên liệu Từng lần thay đổi sau đó
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyLô và hạn dùng Đã thiết kế, chưa dựng
- Phần mềm làm gì
- Theo thiết kế: sổ tồn kho không sửa được, gắn lô và hạn dùng cho từng lần nhập, ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước, và cảnh báo khi soạn giao mà chọn sai lô.
- Chỗ bị chặn
- Theo thiết kế, bước này ngăn xuất vượt tồn kho và cung cấp đường truy xuất khi xảy ra sự cố chất lượng.
- Để lại gì
- Truy từ một lô ra các điểm bán đã nhận nó.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Lô và hạn dùng Phiếu nhập kho
- Tồn theo điểm bán Sổ tồn kho
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyCông nợ Đã thiết kế, chưa dựng
- Phần mềm làm gì
- Theo thiết kế: công nợ theo pháp nhân đối tác chứ không theo điểm bán, có tuổi nợ, và chặn đơn mới khi quá hạn mức. Việc chặn đi qua vòng duyệt chứ không tự động.
- Chỗ bị chặn
- Thiết kế nói rõ hệ thống không tự phát hành hóa đơn điện tử. Bên bán lập hóa đơn, phần mềm chỉ theo dõi và liên kết.
- Để lại gì
- Từ một khoản nợ đi ngược về các đơn đã tạo ra nó.
Dữ liệu lấy từ đâu
- Nợ theo pháp nhân Đơn cung ứng và khoản đã thu
- Tuổi nợ Tính từ ngày hóa đơn
Bảng tra, không phải nút bấm.
Bắt đầu pilot từ chặng nàyAI đọc, người quyết
AI hỗ trợ đọc, chuẩn bị, đối chiếu và cảnh báo; con người vẫn phê duyệt mọi nội dung liên quan đến đối tác nhượng quyền, hợp đồng, giá và tuân thủ. Bản nháp luôn được tách khỏi dữ liệu vận hành cho tới khi có người chấp nhận.
Theo dõi ba bước xử lý
Nội dung này vẫn là bản đề xuất được lưu riêng và chưa thay đổi dữ liệu vận hành của bạn.
Hình minh hoạ, dữ liệu mẫu
Các phần của ngành này, và phần nào đã có
Đơn và duyệt: đã chạy
Nhận đơn bằng văn bản, AI dựng thành đơn có cấu trúc, người duyệt, rồi thành đơn cung ứng kèm lịch sử sửa đổi.
Điểm bán và danh mục: đang dựng
Địa điểm vận hành, mặt hàng, đơn vị tính và quy đổi, bảng giá có phiên bản.
Tồn kho và chất lượng: đang dựng
Sổ tồn không sửa được, lô và hạn dùng, ma trận nghĩa vụ an toàn thực phẩm hai cấp.
Dòng tiền: bật theo mô hình
Chỉ bật cho chuỗi thật sự bán nguyên liệu ra ngoài. Nhà hàng độc lập không bị bắt dùng phần này.
Bốn câu nên hỏi trước
Chúng tôi là chuỗi tự vận hành, không nhượng quyền. Có dùng được không?+
Sản phẩm vẫn phù hợp vì phần lõi gồm điểm bán, danh mục, mua hàng, tồn kho và chất lượng được dùng chung cho mọi mô hình. Tính năng nhượng quyền và công nợ chỉ được bật khi chuỗi thực sự bán nguyên liệu cho một pháp nhân khác; chuỗi tự vận hành sẽ ghi nhận luân chuyển nội bộ thay vì tạo giao dịch bán hàng không có thật.
Hiện tại sản phẩm đã hỗ trợ những công việc nào?+
Hiện sản phẩm đã xử lý phần đầu của quy trình: nhận đơn từ tin nhắn, chuyển thành đơn có cấu trúc, đưa qua bước duyệt và tạo đơn cung ứng kèm lịch sử sửa đổi. Tính năng tồn kho, quản lý lô và công nợ vẫn đang được phát triển.
Đây có phải phần mềm quản lý nhà hàng không?+
Không. AI Global Hub không thay thế hệ thống bán hàng, quản lý bàn hoặc xếp ca. Sản phẩm tập trung vào vận hành phía sau như đơn nguyên liệu, cung ứng, tồn kho, tuân thủ và công nợ, với giao diện bảng gọn và phần chi tiết theo ngữ cảnh thay vì những biểu mẫu quá nhiều trường.
Chúng tôi đã áp dụng HACCP hoặc ISO; AI Global Hub có thay thế các tiêu chuẩn đó không?+
AI Global Hub không thay thế tiêu chuẩn hiện có của bạn. Thiết kế sản phẩm chuyển các nghĩa vụ tuân thủ thành ma trận theo từng điểm bán và pháp nhân, vì yêu cầu có thể khác nhau giữa cơ sở và mặt hàng. Phần này vẫn đang được phát triển và chưa sẵn sàng để vận hành.
Ngành khác, cùng một cách làm
Cả ba ngành cùng tuân theo một bộ nguyên tắc: mọi dữ liệu đều có nguồn, nội dung gửi ra ngoài phải được phê duyệt và mỗi lượt chạy đều có thể xem lại. Nếu đội ngũ của bạn vận hành trên nhiều ngành, các quy trình vẫn được quản lý trên cùng một nền tảng.
Nếu đơn của bạn đang nằm trong Zalo
Đây là phần đã hoàn thiện trước và cũng dễ đo lường kết quả nhất. Nếu tồn kho hoặc công nợ mới là ưu tiên lớn nhất của bạn, hãy trao đổi với chúng tôi để cùng định hình giai đoạn tiếp theo.